Stratégie institutionnelle de gestion de données de recherche

Préambule

La Stratégie institutionnelle pour la gestion des données de recherche (GDR) du cégep de Saint-Laurent découle d’une exigence de la Politique des trois organismes subventionnaires sur la gestion des données de recherche. Cette stratégie, pour laquelle le volume de recherche dans notre institution ainsi que la taille de notre établissement seront considérés, vise à créer un environnement dans lequel les données de recherche et leur gestion sont valorisées.

La stratégie repose sur les trois axes suivants : la sensibilisation, la valorisation et l’entraide. En ce sens, elle repose sur des actions concrètes et prend essentiellement une forme collaborative.

La présente stratégie vise à faire face aux défis relatifs à la gestion des données de recherche. Celle-ci s’adresse aux chercheurs et chercheuses, ainsi qu’à toute personne impliquée dans les dossiers de recherche et dans la conduite responsable de la recherche au sein du cégep de Saint-Laurent.

Postulats fondamentaux

Les actions de la présente stratégie de gestion des données de recherche sont orientées par un ensemble de postulats fondamentaux.

1. Reconnaissance de l’importance des données de recherche

Les données de recherche constituent des éléments déterminants dans le processus de la démarche scientifique. Ces données permettent de faire progresser le savoir et de produire de nouvelles connaissances. Dans une perspective de transparence, de saine utilisation des fonds publics et de réutilisation des données, il importe que les données puissent faire l’objet d’une gestion efficace et structurée.

2. Formation et la sensibilisation

Comme établissement postsecondaire menant des activités de recherche, le cégep de Saint-Laurent tient à former le personnel, les équipes de recherche et la communauté étudiante à l’importance de la gestion des données de recherche de même qu’aux principes de conduite responsable s’y rattachant.

3. Évolution des pratiques

La progression des milieux scientifique, technologique et informatique, ainsi que l’évolution du cadre juridique, politique et social, engendre de constantes modifications dans les pratiques relatives à la recherche et à la gestion des données de recherche. C’est pourquoi le cégep de Saint-Laurent souhaite adopter des principes et des procédures à jour et en adéquation avec l’évolution du milieu de la recherche et de la gestion des données de recherche.

Composantes de la stratégie de gestion des données de recherche

La stratégie de gestion des données de recherche que nous préconisons comprend quatre principales composantes : (1) la sensibilisation et l’accompagnement, (2) l’officialisation et l’uniformisation des pratiques, (3) la formation et (4) l’évaluation continue des pratiques institutionnelles.

1. Sensibilisation et accompagnement

Le cégep de Saint-Laurent fait de la sensibilisation et de l’accompagnement l’une des pierres angulaires de sa stratégie de gestion des données de recherche. Nous sommes d’avis que la sensibilisation est préférable à la coercition et qu’elle constitue une façon efficace d’intéresser la communauté de la recherche à l’importance de la gestion des données. Afin de sensibiliser la communauté, nous misons non seulement sur des alliés influents, mais également sur une communication et une diffusion efficace de l’information sur notre stratégie.

a) Bibliothèque et Bureau de l’innovation et de la recherche (BIR)

Étant donné ses connaissances accrues en matière de recherche collégiale, le service du bureau de l’innovation et de la recherche du cégep de Saint-Laurent représente un acteur important pour sensibiliser et accompagner la communauté de recherche relativement à la gestion des données de recherche.

Les personnes-ressources de ce service peuvent diffuser des informations à jour concernant les pratiques établies en cette matière. Elles peuvent également formuler des conseils techniques spécialisés, par exemple sur les dépôts institutionnels à utiliser, sur le format des données à privilégier ou sur la durée de leur conservation. Elles sont impliquées dans l’accompagnement de la communauté de recherche et proposent des activités de formation.

Le BIR compte également sur l’expertise du service de la bibliothèque du collège pour compléter l’accompagnement et le soutien à la communauté de la recherche.

b) Communication

Notre établissement communique de manière régulière avec sa communauté par le biais d’infolettres. Les membres de la communauté peuvent également accéder à plusieurs outils et documents par l’entremise de CampusSL, plateforme interne mise à jour sur une base ponctuelle. Les CCTT disposent également de leurs propres canaux de communication avec leurs équipes de recherche. Ils contiennent notamment des informations relatives au milieu de la recherche, aux opportunités de financement de même que des informations réglementaires. Ces outils de communication sont utilisés pour rejoindre et sensibiliser la communauté de recherche en matière de gestion de données de recherche.

La présente stratégie de gestion des données de recherche est diffusée de manière continue sur notre site web. En plus de faire connaitre la présente stratégie, cela permet de sensibiliser la communauté à l’importance de la gestion des données de recherche, et ce, en lien avec les autres politiques relatives à la recherche.

2. Officialisation et uniformisation des pratiques

Une stratégie de gestion des données de recherche cohérente requiert que les pratiques en cette matière puissent être officialisées et uniformisées. Sur ce plan, notre stratégie repose sur des orientations précises.

a) Officialisation des pratiques

Le cégep de Saint-Laurent s’est doté d’une série de politiques relatives à la recherche, dont une Politique institutionnelle de la recherche, une Politique institutionnelle d’éthique de la recherche avec des êtres humains, une Politique institutionnelle de l’intégrité et conduite responsable en recherche, une Politique institutionnelle relative aux conflits d’intérêts en recherche. Les deux centres de recherche affiliés au cégep, le Centre de technologies de l’eau (Cteau) et le centre Artenso, disposent de leur propre politique sur la propriété intellectuelle. Le cégep dispose également d’une Politique sur la sécurité de l’information.

Ces politiques, mises à jour régulièrement et s’arrimant à celles des trois organismes subventionnaires fédéraux, comportent plusieurs exigences en matière de gestion des données de recherche : durée de conservation, anonymisation, support de conservation, destruction des données, etc.

Dans cette perspective, nous misons sur une stratégie de gestion des données de recherche qui consiste à faire connaitre davantage, et en continu, ces politiques auprès de la communauté de recherche du cégep de Saint-Laurent et de ses centres de recherche.

b) Uniformisation des pratiques

Afin de pouvoir assurer une saine gestion des données de recherche, il importe d’uniformiser les pratiques relatives aux plans de gestion des données et au dépôt des données sur une plateforme numérique. En ce sens, dès la mise en application de la présente stratégie, les équipes de recherche devront élaborer un plan de gestion des données de recherche en utilisant des modèles et des gabarits reconnus¹ et devront joindre ce dernier à leur demande de subvention.

Ce plan de gestion de données considère la nature des données qui seront recueillies, conservées et stockées, et ce, en relation avec les questions de confidentialité et de brevets de propriété intellectuelle. À la fin du projet, les équipes de recherche devront déposer leurs données dans un dépôt de données de recherche fiable et validé par l’établissement². Lors de la réalisation de cette étape, elles devront communiquer avec la Direction des ressources technologiques, ou la personne responsable de la GDR dans le CCTT concerné, pour établir les modalités de dépôt de ces données.
¹ Le cégep recommande notamment l’outil d’aide à la création d’un plan de gestion des données de recherche « Assistant PGD » rendu disponible gratuitement par le réseau Portage et l’Université d’Alberta.
² Les dépôts de données recommandés feront l’objet d’une entente à venir avec la Fédération des cégeps.

3. Formation

Pour demeurer à jour sur le plan des pratiques exemplaires et établies, il importe que le personnel impliqué dans la gestion des données de recherche puisse se former de manière continue. C’est pourquoi notre stratégie repose sur des orientations spécifiques en matière de formation.

a. Formation des équipes de recherche

Les équipes de recherche sont au coeur de la gestion des données de recherche. Il est donc important qu’elles puissent recevoir des formations relatives à la gestion des données de recherche, et ce, nonobstant leur niveau d’expérience en recherche.

Cette approche est également valide pour les étudiants-chercheurs et les étudiantes-chercheuses qui participent à des travaux de recherche. Le cégep de Saint-Laurent entend ainsi offrir des activités de formation portant sur ce thème à l’ensemble de sa communauté de recherche. Ces activités peuvent être dispensées par différents intervenants, autant à l’interne qu’à l’externe, et être constituées de vidéos, de webinaires ou de conférences.

Le Bureau de l’innovation et de la recherche s’assure également de tenir la communauté à jour sur les pratiques établies et sur les nouvelles exigences en matière de gestion des données de recherche.

b. Infrastructure de la gestion des données de recherche

À titre d’unité organisationnelle, le Bureau de l’innovation et de la recherche est un acteur clé pour effectuer un transfert d’informations et d’expertises. Par conséquent, il se tient à jour en matière de gestion des données de recherche par le biais des bibliothèques collégiales et universitaires ou par le biais de centres spécialisés, comme l’Alliance de recherche numérique du Canada ou le Centre de documentation collégial (CDC).

c. Milieu de la recherche et formations

Le cégep de Saint-Laurent participe activement aux formations offertes par le milieu collégial et par le milieu universitaire. L’Association pour la recherche au collégial (ARC), le Regroupement des bibliothèques collégiales (REBICQ), la Fédération des cégeps, Synchronex et l’Alliance de recherche numérique du Canada constituent des regroupements dont les travaux et réflexions en matière de gestion de données de recherche sont suivis de près. La collaboration peut prendre la forme de formations ou de partage d’outils.

4. Évaluation continue de la capacité et des pratiques institutionnelles

Finalement, la stratégie de gestion des données de recherche du cégep de Saint-Laurent repose sur une évaluation continue de ses pratiques et sur un regard constant sur ses capacités institutionnelles.

a. Évaluation de la capacité institutionnelle

Comme il est mentionné dans la Politique des trois organismes sur la gestion des données de recherche, le contexte unique du cégep de Saint-Laurent, sa taille, le volume d’activités ainsi que les ressources affectées à la recherche, doivent être prises en compte dans sa stratégie de gestion des données. Dans cette perspective, via le Bureau de l’innovation et de la recherche, nous veillons à évaluer sa capacité institutionnelle à mettre en oeuvre sa stratégie, et ce, de manière régulière. Le cas échéant, des changements seront apportés pour bonifier ou modifier la stratégie de gestion des données pour répondre aux défis qui surviennent en cours de route.

b. Évaluation continue des pratiques

Le Bureau de l’innovation et de la recherche (auto)évalue de manière continue ses pratiques en matière de gestion de données de recherche. Cette évaluation comprend non seulement la stratégie de gestion des données elle-même, mais aussi toute la chaîne logistique, de la réception du plan de gestion des données jusqu’au versement dans un dépôt numérique. L’objectif est de veiller à ce que le processus soit le plus efficace possible, tout en se conformant aux normes et pratiques en vigueur.