Règlement relatif à la délégation des pouvoirs dévolus au dirigeant de l’organisme

Ce règlement établit la délégation de certains pouvoirs dévolus au dirigeant de l’organisme en application des dispositions de la Loi sur les contrats des organismes publics (RLRQ c. C-65.1) ainsi que les règlements adoptés sous son égide, de la Loi sur la gestion et le contrôle des effectifs des organismes et des réseaux du secteur public ainsi que des sociétés d’État (2014, chapitre 17) et la Directive concernant la gestion des contrats d’approvisionnement, de services et de travaux de construction des organismes publics, ainsi que de la Loi sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles des organismes publics et des entreprises du gouvernement (chapitre G-1.03) et les loi et règlements apparentés.

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1. Objectif général

2. Définitions

LCOP : Loi sur les contrats des organismes publics (RLRQ, c-65.1)
RCA : Règlement sur certains contrats d’approvisionnement des organismes publics (RLRQ, c-65.1, r.2)
RCS : Règlement sur certains contrats de service des organismes publics (RLRQ, c-65.1, r.4)
RCTC : Règlement sur les contrats de travaux de construction des organismes publics (RLRQ, c-65.1, r.5)
RCTI : Règlement sur les contrats des organismes publics en matière de technologies de l’information (RLRQ, c-65.1, r. 5.1)
DGC : Directive concernant la gestion des contrats d’approvisionnement, de services et de travaux de construction des organismes publics (CT 216690, 5 juillet 2016)
LGCE : Loi sur la gestion et le contrôle des effectifs des organismes et des réseaux du secteur public ainsi que des sociétés d’État (Projet de loi no 15, sanctionné le 5 décembre 2014)
DGRCC : Directive concernant la gestion des risques en matière de corruption et de collusion dans les processus de gestion contractuelle
LGGRI : Loi sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles des organismes publics et des entreprises du gouvernement

3. Délégation de pouvoir en regard de la Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP)

Le conseil d’administration du cégep de Saint-Laurent délègue :

Au comité exécutif, les pouvoirs et les responsabilités qui lui sont dévolus par la Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP) pour les contrats supérieurs au seuil de cent mille dollars (100 000 $), sans excéder deux millions de dollars (2 000 000 $). Par conséquent, le comité exécutif du Cégep est autorisé à :

a) Conclure un contrat de gré à gré dans les cas prévus à l’article 13 de la LCOP lorsque l’autorisation du dirigeant de l’organisme est requise ;
b) Conclure un contrat de gré à gré, dont la valeur est égale ou supérieure au seuil d’appel d’offres public, avec un contractant inadmissible aux contrats publics ou une entreprise non autorisée en raison d’une situation d’urgence ou lorsque la sécurité des personnes ou des biens est en cause (LCOP 25.0.3). Le Cégep doit cependant aviser par écrit le président ou la présidente du Conseil du trésor dans les 15 jours suivant l’octroi du contrat.

De façon plus spécifique pour le Règlement sur certains contrats d’approvisionnement des organismes publics (RCA), le Règlement sur les contrats de services et d’approvisionnement des organismes publics (RCS) et le Règlement sur les contrats des organismes publics en matière de technologies de l’information (RCTI), le comité exécutif du Cégep est autorisé à :

a) Conclure un contrat, dont la valeur est égale ou supérieure au seuil d’appel d’offres public si un seul prestataire de services et un seul fournisseur ont présenté une soumission conforme ou une soumission acceptable suivant une évaluation de la qualité (RCA art. 33, RCS art. 46 et RCTI art. 57). Dans ce dernier cas, déterminer s’il y a lieu de poursuivre le processus d’adjudication.
b) Permettre une durée supérieure à cinq (5) ans pour, notamment, tout contrat (RCS art. 46) :

Ayant pour objet la prestation de services de développement de l’employabilité, d’aide et d’accompagnement social dédié exclusivement à des mesures gouvernementales d’aide à l’emploi ;
Ayant pour objet la prestation de services d’accueil et d’intégration de personnes immigrantes, comprenant ou non des services de francisation.

De façon plus spécifique pour le Règlement sur les contrats de travaux de construction des organismes publics (RCTC) :

a) Autoriser la conclusion d’un contrat, dont la valeur est égale ou supérieure au seuil d’appel d’offres public si un seul entrepreneur a présenté une soumission conforme ou une soumission acceptable suivant une évaluation de la qualité (RCTC art. 39). Dans ce dernier cas et lorsqu’il s’agit d’un contrat mixte de travaux de construction et de services professionnels, déterminer s’il y a lieu de poursuivre le processus d’adjudication.

Au directeur général ou à la directrice générale les fonctions exercées par le dirigeant de l’organisme pour les transactions relatives à l’achat et la vente de biens, de services et de technologie de l’information, ainsi que pour les travaux de construction, et ce, pour les contrats au-dessus du seuil d’appel d’offres public. Plus spécifiquement le directeur général ou la directrice générale est autorisé(e) à :

a) Permettre, dans le cas d’un contrat dont la valeur est égale ou supérieure au seuil d’appel d’offres public, une modification occasionnant une dépense supplémentaire qui ne change pas la nature du contrat (LCOP art. 17) ;
b) Désigner une personne responsable de l’application des règles contractuelles et requérir toute autre fonction que cette dernière exercera (LCOP art. 21.0.1) ;
c) Autoriser le rejet d’une soumission qui comporte un prix anormalement bas (RCA art. 15.8/RCS art. 29.7/RCTC art. 18.8/RCTI art. 39) ;
d) Désigner les membres du comité chargé d’analyser la soumission dont le prix semble anormalement bas (RCA art. 15.4/RCS art. 29.3/RTCT art. 18.4/RCTI art. 35) ;
e) Maintenir ou non l’évaluation de rendement insatisfaisant d’un prestataire de services, d’un fournisseur et d’un entrepreneur et l’en informer (RCA art. 45/RCS art. 58/RCTC art. 58/RCTI art. 82).

De façon plus spécifique pour le Règlement sur les contrats d’approvisionnement des organismes publics (RCA), le directeur général ou la directrice générale peut :

a) Autoriser la règle d’adjudication permettant d’attribuer des commandes à l’un ou l’autre des fournisseurs dont le prix n’excède pas de plus de 10 % le prix le plus bas. (RCA art. 18)

b) Autoriser tout contrat dont la durée prévue, incluant tout renouvellement, est supérieure à trois (3) ans. Dans le cas d’un contrat à commandes, le directeur ou la directrice général(e) ne peut toutefois autoriser un contrat dont la durée prévue, incluant tout renouvellement, est supérieure à cinq (5) ans. (RCA art. 33).

De façon plus spécifique pour le Règlement sur les contrats de service des organismes publics (RCS), le directeur général ou la directrice générale peut :

a) Autoriser tout contrat de nature répétitive dont la durée prévue, incluant tout renouvellement, est supérieure à trois (3) ans ou, s’il s’agit d’un contrat visé au premier alinéa de l’article 42.2, supérieure à cinq (5) ans. Dans le cadre d’un contrat à exécution sur demande, le dirigeant de l’organisme public ne peut toutefois pas autoriser un contrat dont la durée prévue, incluant tout renouvellement, est supérieure à cinq (5) ans (RCS art. 46) ;

b) Déterminer s’il y a lieu de poursuivre le processus d’adjudication dans le cas où un seul prestataire de service a présenté une soumission acceptable suivant une évaluation de qualité.

De façon plus spécifique pour le Règlement sur les contrats publics en matière de technologie de l’information (RCTI), le directeur général ou la directrice générale peut :

a) Autoriser un appel d’offres comportant un dialogue compétitif lorsque les besoins du Cégep présentent un haut degré de complexité (RCTI art. 19) ;
b) Autoriser dans le cadre d’un appel d’offres comportant un dialogue compétitif, la poursuite de la procédure avec les soumissionnaires à la suite d’un appel d’offres où deux soumissionnaires satisfont aux critères de sélection. Si un seul soumissionnaire satisfait aux critères de sélection, le Cégep doit annuler l’appel d’offres (RCTI art. 20) ;
c) Désigner les trois (3) membres du comité qui aura à analyser une soumission qui comporte un prix anormalement bas, et autoriser, le cas échéant, le rejet de la soumission (RCTI art. 35 et 39) ;
d) Autoriser la règle d’adjudication permettant d’attribuer des commandes à l’un ou l’autre des fournisseurs dont le prix n’excède pas de plus de 10 % le prix le plus bas avant la diffusion de l’appel d’offres (RCTI art. 43) ;
e) Autoriser les critères sur lesquels se fonde le Cégep pour déterminer le bien ou le service le plus avantageux d’un contrat pour l’acquisition de biens ou de services infonuagiques (RCTI art. 48) ;
f) Prendre la décision relative au maintien ou non de l’évaluation effectuée et en informer le fournisseur ou le prestataire de services dans le cas d’une évaluation de rendement (RCTI art. 82).

De façon plus spécifique pour le Règlement sur les contrats de travaux de construction des organismes publics (RCTC), le directeur général ou la directrice générale peut :

a) Permettre une période de validité des soumissions supérieure à 45 jours (RCTC art. 39) ;
b) Mandater un représentant ou une représentante du Cégep aux fins d’une médiation dans le cadre du processus de règlement des différends (RCTC art. 51) ;
c) Prendre la décision relative au maintien ou non de l’évaluation effectuée et en informer l’entrepreneur dans le cas d’une évaluation au rendement (RCTC art.58).

4. Délégation de pouvoir en regard de Loi sur la gestion et le contrôle des effectifs des organismes et des réseaux du secteur public ainsi que des société d’État (LGCE)

Le conseil d’administration du cégep de Saint-Laurent délègue :

Aux cadres du Cégep les fonctions exercées par le dirigeant de l’organisme pour l’autorisation en vue de conclure un contrat de service avec une personne physique comportant une dépense inférieure à 10 000 $ et, dans les autres cas, une dépense inférieure à 25 000 $, selon les seuils d’approbation des transactions financières établis dans le Règlement relatif à la gestion financière du cégep de Saint-Laurent.

Au directeur général ou à la directrice générale les fonctions exercées par le dirigeant l’organisme pour l’autorisation en vue de conclure un contrat de service comportant une dépense supérieure aux seuils définis au premier alinéa de cet article.

5. Délégation de pouvoirs en regard de la Directive concernant la gestion des contrats d’approvisionnement, de services et de travaux de construction des organismes publics (DGC)

Le conseil d’administration du cégep de Saint-Laurent délègue :
Au directeur général ou à la directrice générale, les fonctions exercées par le de l’organisme, plus spécifiquement, le directeur général ou la directrice générale peut :
a) Désigner une personne pouvant agir à titre de secrétaire de comités de sélection (DGC art. 2);
b) Nommer les membres d’un comité de sélection avant le lancement d’un appel d’offres (DGC art. 7);
c) Veiller à la rotation des personnes qu’il désigne pour agir à titre de membres de ces comités (DGC art. 9);
d) Autoriser une dérogation permettant (DGC art. 10) :

Au comité de sélection d’être constitué après le lancement de l’appel d’offres ;
À une personne n’occupant pas un poste de cadre ou de professionnel au sein du Cégep d’agir à titre de secrétaire de comité de sélection ;
De ne pas consulter le secrétaire du comité de sélection lors de la préparation des documents d’appel d’offres ;
De recourir aux membres d’un comité de sélection précédent.

e) Autoriser l’acquisition de gré à gré d’un bien via une place de marché en ligne lorsque le contrat est visé au premier alinéa de l’article 14 de la LCOP, sauf lorsque l’entreprise qui opère cette place de marché a un point de vente au détail au Québec ou lorsqu’elle a pour activité principale la vente de biens québécois. (DGC art. 13.1.1) ;
f) Autoriser la conclusion d’un contrat de gré à gré avec une entreprise américaine n’ayant pas d’établissement au Québec ou dans un territoire visé par un accord intergouvernemental applicable autre que celui des États-Unis d’Amérique, pour les contrats d’approvisionnement suivants : (décret gouvernemental 209-2025)

Matériel et logiciels informatiques
Fournitures et équipements médicaux
Produits pharmaceutiques
Instruments scientifiques

g) Conclure un contrat d’une valeur de 50 000 $ avec une personne physique qui n’exploite pas une entreprise individuelle (DGC art. 16) ;
h) Conclure un nouveau contrat avec une personne physique qui n’exploite pas une entreprise individuelle lorsque des contrats sont successivement conclus avec elle, et que la somme de la dépense de ce nouveau contrat avec les dépenses des contrats antérieurs est égale ou supérieure à 50 000 $ (DGC art. 16) ;
i) Permettre une modification occasionnant une dépense supplémentaire dans le cas d’un contrat d’une valeur de 50 000 $ et plus conclu avec une personne physique n’exploitant pas une entreprise individuelle, une modification occasionnant une dépense supplémentaire (DGC art. 16).

6. Délégation de pouvoir en regard à la politique concernant la gestion des risques en matière de corruption et de collusion dans les processus de gestion contractuelle

Le conseil d’administration du cégep de Saint-Laurent délègue :

Au directeur général ou à la directrice générale, les fonctions exercées par le dirigeant de l’organisme, plus spécifiquement, le directeur général ou la directrice générale doit :

a) concevoir et mettre en place un cadre organisationnel de gestion des risques en matière de corruption et de collusion dans les processus de gestion contractuelle permettant aux intervenants stratégiques, dont le Responsable de l’application des règles contractuelles, d’identifier, d’analyser et d’évaluer ces risques ainsi que de mettre en place des contrôles ou des mesures d’atténuation ;
b) s’assurer que ce cadre de gestion s’applique à toutes les étapes des processus de gestion contractuelle, notamment lors de l’évaluation des besoins, de la préparation de l’appel d’offres, de l’évaluation de la conformité des soumissions et de l’admissibilité des soumissionnaires, de la formation du comité de sélection, de l’évaluation des soumissions et du suivi du contrat ;
c) surveiller et revoir le cadre organisationnel de gestion des risques et, au besoin, apporter les modifications nécessaires ;
d) veiller à la mise à jour régulière de ce cadre de gestion ;
e) prévoir les ressources nécessaires et compétentes pour la mise en place de ce cadre de gestion ;
f) à la demande du président du Conseil du trésor, transmettre, dans les 15 jours suivant cette demande, le plan annuel de gestion des risques de son organisation ainsi que tout autre document afférent.

7. Désignation du signataire ou de la signataire

Le conseil d’administration désigne le directeur général ou la directrice générale pour signer tout document relatif aux redditions de compte ou autre correspondance destinée au Secrétariat du Conseil du trésor relatif à l’application de la LCOP.

Le conseil d’administration désigne le directeur ou la directrice de la Direction des ressources technologiques pour signer tout document relatif aux redditions de compte découlant de la Loi sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles des organismes publics et des entreprises du gouvernement (LGGRI).

8. Révision et entrée en vigueur

Le présent Règlement est révisé au minimum tous les cinq (5) ans par la Direction générale. Le présent Règlement entre en vigueur le jour de son adoption par le conseil d’administration du cégep de Saint-Laurent.