Code de conduite sur l’utilisation des ressources technologiques

1. Préambule

Ce code de conduite vise à encadrer les comportements des usagers dans l’utilisation des
ressources qui sont mises à leur disposition.

Le code de conduite est fondé sur les valeurs fondamentales suivantes : le respect des
personnes, le respect des biens d’autrui et le respect des lois et règlements institutionnels en
vigueur.

Le Cégep doit s’assurer que l’usage de ses ressources technologiques est conforme à sa
mission et concorde avec son projet éducatif. En ce sens, les ressources technologiques
doivent être prioritairement des outils d’information, de documentation et de formation. Leur
emploi engage la responsabilité individuelle de l’usager. De plus, la multiplicité des usagers et
des utilisations des réseaux et des équipements informatiques entraîne la nécessité, pour le
Cégep, d’établir des règles qui permettent leur gestion dans le respect des lois et règlements
en vigueur.

2. Définition

Dans ce document, à moins que le contexte n’impose un sens différent, les expressions et les
termes suivants signifient :

Cégep — Le cégep de Saint-Laurent.
Code — Le présent code de conduite.
DRT — La Direction des ressources technologiques.
Logiciel — Signifie un logiciel, un plugiciel (plugin), un progiciel, un partagiciel (freeware) ou un didacticiel.
Réseau — Tout système de communication informatique, accessible par l’intermédiaire des équipements et des ressources informatiques et de télécommunication, disponible au Cégep. Ressources technologiques — Tout dispositif électronique servant à traiter et à diffuser de l’information, plus précisément les réseaux de télécommunication, les serveurs, les microordinateurs, les photocopieurs numériques, les canons à projection, les caméras digitales, les télécopieurs, les appareils téléphoniques fixes ou mobiles, les imprimantes et autres périphériques ; un nom de domaine (cegep-st-laurent.qc.ca) servant au courrier électronique, des sites Web ou un intranet ainsi que tout code de programmation pouvant s’installer sur ces mêmes dispositifs.
Site (site Web) — Désigne indifféremment le site Web principal du Cégep, les sous-sites
développés par les départements et services joignables à partir du site principal de même que
toute page Web qui leur est associée.
Usager — Toute personne physique ou morale et tout groupe appelés ou autorisés à utiliser les ressources technologiques du Cégep.
Réseaux sociaux — Sur Internet, des applications ou des sites dédiés à la communication avec ses connaissances, à la rencontre de nouvelles personnes ou à la construction de son réseau professionnel ou personnel.

3. Objectif général

• Le présent code précise les règles encadrant le comportement des usagers utilisant les ressources technologiques du Cégep.
• Il vise également à favoriser des comportements adéquats et socialement acceptables des usagers des systèmes d’information.

4. Domaine d’application

• Le présent code relatif à l’usage des ressources technologiques au Cégep s’applique
  à tout usager accédant aux réseaux de communication en utilisant les ressources
  numériques, informatiques et téléphoniques du Cégep.

5. Principes directeurs

• • Les principes directeurs qui guident les comportements admissibles et qui encadrent les règles à suivre sont les suivants :
  – Établir des rapports basés sur l’honnêteté et l’intégrité ;
  – Respecter en tout temps la confidentialité et la vie privée ;
  – Traiter quiconque avec respect, dignité et courtoisie ;
  – S’abstenir de toute forme de discrimination et de harcèlement ;
  – S’abstenir de toute forme de conflits d’intérêt, de fraude ou d’utilisation malveillante des ressources technologiques.
• L’accès aux ressources technologiques est accordé à l’usager dans l’exercice de ses fonctions. Seuls les usagers dûment autorisés peuvent avoir accès à ces ressources, et ce, dans les limites de l’autorisation accordée par le Cégep.
• Le Cégep reconnaît que les usagers peuvent utiliser, dans des limites raisonnables, les ressources technologiques aux fins de leur vie privée, par exemple pour le traitement d’informations qui leur sont propres et qui ont un caractère confidentiel, qu’il s’agisse de messages téléphoniques ou de traitements informatiques. Cette utilisation, comme toutes les autres, doit être conforme au présent code.
• Les ressources technologiques du Cégep sont fournies à titre de soutien aux activités d’apprentissage et de gestion, ainsi que dans le but de faciliter l’accès à des sources d’information à l’échelle de la planète.
• L’utilisation des ressources technologiques par un usager et son identification au
  domaine du Cégep lui confèrent des responsabilités qui ne peuvent le soustraire du cadre légal.
• L’accès aux ressources technologiques du Cégep doit se faire dans le cadre de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada), de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (Québec), du Règlement intérieur relatif aux règles de vie collégiale, du présent code et de toute autre loi pertinente.

6. Droits et responsabilités

6.1 Droits

• La DRT émet des directives pour encadrer l’utilisation des ressources technologiques, notamment en ce qui a trait à l’utilisation des équipements, des locaux informatiques et de toute autre composante des systèmes d’information.
• La DRT peut contingenter l’accès à certains services d’Internet et du réseau informatique au bénéfice des activités pédagogiques en regard de la disponibilité des équipements, de leur accès ou de leur sécurisation. Ces restrictions pourront s’appliquer en fonction du calendrier scolaire, de la période de la semaine ou de créneaux d’activités. Elles devront être indiquées clairement dans les locaux.
• Le Cégep accorde ou retire le droit d’accès à son réseau informatique par l’entremise de la DRT.
• La DRT se réserve le droit d’examiner toute information entreposée ou transitant sur ses réseaux d’information dans le respect de l’article 2.2.B.

6.2 Responsabilités

La DRT est responsable de l’application et de la diffusion auprès des usagers, du présent code. En conséquence, elle a certaines obligations envers les usagers et est responsable de l’infrastructure matérielle, logicielle et informationnelle que ceux-ci utilisent.

A. Sécurité

Pour assurer la sécurité, la DRT doit :

• Protéger les installations informatiques et de télécommunications institutionnelles et leur contenu. À cet effet, elle doit instaurer des mesures de contrôle et de sécurité appropriées pour protéger adéquatement les installations sous sa responsabilité.
• Disposer de procédures d’urgence pour assurer la remise en marche des installations informatiques institutionnelles considérées comme essentielles en cas de panne majeure (par exemple un incendie, une panne électrique prolongée, une inondation, un acte terroriste, etc.).
• Prendre des mesures adéquates afin que les usagers puissent travailler dans un environnement garantissant la sécurité et la confidentialité des informations.
• Protéger tout système d’information institutionnel, au minimum, par un processus d’accès nécessitant un mécanisme d’identification et d’authentification de l’utilisateur. En plus, la DRT doit limiter cet accès aux personnes autorisées seulement, et ce, en fonction de la nature de l’information et des applications utilisées.
• Conserver de façon sécuritaire, détruire selon les normes de sécurité, de confidentialité et, éventuellement, d’archivage lorsque sa détention ou son utilisation n’est plus nécessaire, toute production issue de systèmes informatisés ou de télécommunication qui contient de l’information confidentielle.
• Informer les usagers des conventions d’usage des logiciels et de protection des informations se trouvant dans les actifs sous sa responsabilité.
• Empêcher la modification, la corruption et la reproduction illicite des informations,
  des programmes et des logiciels (incluant la documentation) sous sa responsabilité.
• Prendre des mesures raisonnables afin d’améliorer, en fonction des besoins, la sécurité des ressources informatiques, notamment par l’installation des correctifs ou des améliorations fournis par les producteurs de logiciels ou par les manufacturiers d’équipements.

B. Confidentialité

• La DRT doit respecter le caractère confidentiel de l’information emmagasinée par les usagers ou leur appartenant en propre lors de toute intervention de gestion.
• Des vérifications peuvent être effectuées par la DRT sous la responsabilité de son directeur. Une vérification des systèmes et des ressources informatiques pour des raisons techniques, qui nécessiterait la lecture de fichiers contenant des informations personnelles et privées d’un usager, ne peut être effectuée que par des personnes autorisées, dans le cadre de leurs fonctions, après avoir prévenu la personne concernée et lui avoir donné l’occasion de préserver ces informations.
• Une vérification des informations personnelles d’un usager ou de l’utilisation des actifs par un usager ne peut être effectuée sans le consentement de ce dernier, sauf si le Cégep a des raisons suffisantes de croire que l’usager utilise les actifs, équipements, systèmes ou réseaux en contravention au présent code, aux lois ou aux règlements du Cégep. De telles vérifications doivent impérativement respecter les normes du code de conduite. La DRT doit, au préalable, obtenir l’autorisation du responsable de la Loi d’accès à l’information au Cégep.

7. Droits et responsabilités

7.1 Droits

• Les usagers ayant obtenu du Cégep le droit d’accès au réseau sont autorisés à utiliser les ressources technologiques.
• Les usagers ont le droit d’utiliser les laboratoires à l’intérieur des heures normales d’ouverture du Cégep, à moins de détenir une autorisation particulière.

7.2 Responsabilités

A. Règles d’utilisation

• Les usagers ne doivent pas accéder aux réseaux d’information ni les utiliser en tentant de camoufler leur identité. En tout temps, la DRT doit être en mesure d’identifier l’auteur d’une communication circulant sur les réseaux d’information du Cégep.
• L’usager ne doit pas faire un usage abusif du réseau, des équipements (informatiques, téléphoniques, de télécopie, de multimédia et de reprographie numérique), du courrier électronique ni des espaces de stockage informatique.
• L’usager ne doit pas se servir des ressources technologiques du Cégep mises à sa disposition à des fins non autorisées, commerciales ou illégales. À cet égard, l’usage de logiciels illicites, l’insertion et/ou la propagation délibérée de virus informatiques, le détournement de réseau, la destruction ou la modification de logiciels, ou de données appartenant au Cégep sont formellement interdits.
• L’usager doit respecter les mécanismes de protection (fichiers, banques de données, ordinateurs, systèmes et réseaux) sans tenter de les contourner et doit respecter la réglementation des réseaux externes.
• L’usager ne doit pas procéder au décryptage ou au décodage de codes ou de clés d’accès, de fichiers ou de mots de passe, pour quelque raison que ce soit.
• Si un usager accède à un système d’information auquel il n’a pas été explicitement autorisé, il doit en cesser l’utilisation et prévenir la DRT.
• L’usager ne doit pas faire usage de subterfuges pour transmettre du courrier électronique de façon anonyme, pour usurper l’identité d’un usager ou pour masquer son identité.
• L’usager ne doit pas faire d’envois massifs de messages sans autorisation ou à des fins personnelles (« spamming »).
• L’usager qui crypte ses données est tenu de fournir les codes d’accès si la demande lui est faite par le Cégep.
• L’usager des systèmes d’information doit s’assurer d’utiliser une adresse électronique valide. Cette adresse doit être associée au code d’accès réseau de l’usager.
• Toute violation du présent code doit être signalée à la DRT.

B. Sécurité

• Les mots de passe donnant accès aux ressources du réseau ou à un de ses systèmes informatiques sont strictement confidentiels.
• Les usagers ont la responsabilité des équipements qu’ils utilisent. Ils doivent adopter des comportements qui assurent la sécurité de ces équipements et des données qu’ils contiennent.

C. Confidentialité

• Toute information contenue sur les réseaux informatiques doit être considérée comme confidentielle et traitée comme telle, à moins d’une autorisation explicite de divulgation.
• L’usager est responsable de l’utilisation qui est faite de son mot de passe, et ce, même dans les cas où il aurait à le divulguer pour des raisons d’urgence. Il est de son devoir de changer son mot de passe à la suite de cette divulgation.
• Les utilisateurs de ressources technologiques doivent assumer la responsabilité de l’exactitude, de la sécurité, de l’intégralité de l’information et des traitements effectués sur les équipements qu’ils utilisent. Ils doivent protéger la confidentialité des renseignements qu’ils peuvent détenir à titre de membre du personnel dans le cadre de leurs fonctions, à titre de client ou de fournisseur dans le cadre d’une entente officielle avec le Cégep ou à titre personnel, et, s’il y a lieu, en protéger l’accès par un mot de passe.

D. Intégrité des personnes

• L’intégrité des personnes physiques et morales et de leur image doit être respectée.
• L’usager ne doit pas créer, utiliser, capter, stocker, reproduire ou transmettre – au moyen du réseau, d’une boîte de courriel électronique, des réseaux sociaux, ou d’une boîte vocale – du matériel ou un message à caractère injurieux ou malveillant, provocant ou tendancieux, diffamant ou discriminant, obscène ou pornographique, haineux ou sexiste, menaçant ou harcelant, ou suggérant des comportements violents.
• L’usager doit respecter le droit à la vie privée des autres usagers du réseau, notamment en ce qui a trait à l’utilisation et à l’accès au contenu du courrier électronique et des réseaux sociaux.

E. Droits d’auteur

• L’usager du réseau informatique est tenu de respecter les dispositions légales applicables aux droits d’auteur. Le vol, le plagiat, la destruction et la modification de données informatiques appartenant à un tiers sont interdits.
• Seuls les logiciels dont le Cégep détient la propriété ou l’autorisation d’utilisation peuvent être installés sur les appareils.
• L’usager ne doit pas numériser, sans autorisation du titulaire de droits, des extraits d’une oeuvre et les intégrer dans une banque de données, un site Internet ou un réseau intranet, afin de les mettre à la disposition des usagers aux fins d’enseignement ou autres.
• Les documents offerts gratuitement sur les sites Internet ne peuvent être reproduits sans autorisation. Quant à l’utilisation autorisée d’images, de textes ou d’éléments de programmation, elle devra s’accompagner de la mention de la source et des droits s’y rapportant.
• Le fait de reproduire et de conserver un document électronique, une image ou une vidéo au-delà du visionnement autorisé par le site visité peut constituer une violation des droits d’auteur. Il convient de vérifier, sur les sites offrant des fichiers audio ou vidéo pour lecture en transit (streaming), s’il est permis de conserver une copie des fichiers ou de les diffuser.

F. Qualité de la langue

• Tout diffuseur d’information sur Internet ou intranet doit se porter garant de la qualité du français de ses sites et pages Web. Le Cégep peut exiger la révision linguistique des pages qu’il juge non conformes aux règles de la grammaire française.
  • Tout diffuseur d’information sur Internet ou intranet doit respecter la Politique de valorisation de la langue française s’appliquant à toute publication circulant sur les systèmes d’information du Cégep.
  • Dans le cas de sites utilisant plusieurs langues, les pages rédigées dans une autre langue que le français doivent respecter des standards de qualité comparables à ceux qui sont énoncés dans la Politique de valorisation de la langue française.
  • La publication de sites unilingues autres que francophones est autorisée seulement pour les projets relevant directement d’une activité d’enseignement. Les pages d’un tel site doivent comporter une référence en français décrivant l’activité.

G. Publication Web et logo corporatif

• Tout emploi du nom et du logo du Cégep est sujet à certaines restrictions.
  – Les sites accessibles par le portail du Cégep ne peuvent être employés à des fins commerciales (publicité, promotion d’activités personnelles ou commerciales, sollicitation), à moins d’en avoir obtenu l’autorisation écrite du Cégep.
  – Le Cégep se réserve le droit de retirer des sites, des pages Web, des photos ou tout autre document hébergés sur son infrastructure qui pourraient nuire à sa réputation ou qui ne sont pas conformes à sa mission.
  – Toutes les pages Web du site du Cégep doivent contenir la signature graphique du Cégep (logo). Le logo du Cégep ne peut être modifié d’aucune façon : on ne peut ni le déformer ni y intégrer ou en retrancher des éléments.
• Les usagers ne doivent pas créer des hyperliens menant vers des sites qui ne respectent pas les critères de comportement des usagers définis dans ce code.
• Tout site qui se veut joignable à partir du portail du Cégep doit être enregistré auprès du webmestre. Le responsable doit s’assurer de fournir une adresse de courriel valide sur la page d’accueil de son site. Cette coordonnée doit être mise à jour régulièrement, de façon à ce que le responsable puisse être contacté en tout temps.
• Le Cégep se réserve le droit de produire des gabarits uniformisés qui devront être utilisés par les départements et les services désireux de développer leur site Web.

8. Sanctions et règlements de différends

8.1 Sanctions

• Toute dérogation au présent code constitue une infraction et peut être sanctionnée.
• Les sanctions applicables peuvent aller jusqu’au retrait (partiel ou total) du droit d’accès et d’utilisation des équipements et logiciels et peuvent inclure celles prévues, notamment, au Règlement intérieur relatif aux règles de vie collégiale du Cégep.

8.2 Application du code et règlement des différends

• Le directeur des ressources technologiques détient l’autorité pour appliquer tout retrait temporaire du droit d’accès aux ressources. Il doit informer l’usager concerné.
• Le directeur des ressources technologiques doit aviser le supérieur immédiat d’un employé qui commet une infraction qu’il sanctionne. Dans le cas des étudiants, il doit aviser le directeur des services aux étudiants et le directeur des études. Dans tous les autres cas, il doit aviser le directeur général.
• Le retrait partiel ou total du droit d’accès et d’utilisation des équipements et logiciels de façon permanente ou toute autre sanction s’appliquent à la suite d’une décision de l’autorité compétente du Cégep.
• L’usager qui se sent lésé par l’application de ce code peut en appeler de la décision du directeur des ressources technologiques auprès du directeur général. La décision du directeur général est sans appel.

9. Entrée en vigueur

• Le présent code relatif à l’utilisation des ressources technologiques du Cégep entre en vigueur au moment de son adoption par le Conseil d’administration.

L’utilisation du masculin dans le présent document est effectuée sans discrimination et simplement dans le but d’alléger le texte.