Politique pour l’octroi du mandat de vérification sur les opérations financières du Collège

1. But

1.1 Énoncer les principes et les règles qui régissent l’octroi du mandat de vérification sur les opérations financières du Collège.

1.2 Définir le rôle et les responsabilités du comité du budget et du conseil d’administration en matière d’octroi et de suivi sur le mandat.

2. Définitions

Collège : Désigne le cégep de Saint-Laurent

Comité du budget : Désigne les membres du comité du budget, de la vérification interne et du contrôle budgétaire.

3. Choix du vérificateur externe

3.1 Les livres comptables et le rapport financier annuel du Collège sont examinés par un vérificateur externe dont le mandat doit être conforme aux prescriptions du ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport.

3.2 Le choix du vérificateur externe s’effectue conformément aux règles suivantes :

1. a) à tous les cinq ans, le Collège lance un appel d’offres de services par voie d’invitations écrites auprès d’au moins quatre firmes en vue de choisir un vérificateur externe;
2. b) pour les quatre exercices qui suivent celui au cours duquel un appel d’offres a été effectué, le vérificateur choisi, sur recommandation du comité du budget, est confirmé dans son mandat;
3. c) si, sur recommandation du comité du budget, le conseil d’administration se déclare insatisfait de la qualité des services reçus ou encore s’il juge inacceptables les honoraires que le vérificateur soumet en regard d’un exercice donné, ce dernier peut mettre fin au mandat, et le Collège procédera à un nouvel appel d’offres de service.

3.3 Le comité du budget avise le conseil d’administration de l’opportunité de confier au vérificateur externe des mandats particuliers relativement aux prévisions budgétaires et aux états financiers.

3.4 Le comité du budget avise le comité exécutif de l’opportunité de confier au vérificateur externe des mandats particuliers relativement à l’administration courante.

4. Rôles et responsabilités du comité du budget, de la vérification interne et du contrôle budgétaire

4.1 Annuellement, le comité du budget évalue la qualité des services du vérificateur externe.

4.2 Lors de l’appel d’offres prévu à l’article 3.2.1, le directeur des services administratifs et technologiques analyse et évalue l’offre de services des soumissionnaires et dépose une recommandation au comité du budget.

4.3 Le comité du budget recommande la nomination du vérificateur externe au conseil d’administration.

5. Rôles et responsabilités du conseil d’administration

5.1 Le conseil d’administration procède par résolution à la nomination du vérificateur externe.

5.2 Annuellement, le conseil d’administration confirme le mandat du vérificateur externe, sauf si le comité du budget fait une recommandation.

Le règlement relatif à la gestion financière est modifié en conséquence pour tenir compte de la présente politique.