Règlement sur la commission des études

Préambule

La Commission des études est une instance de consultation pédagogique importante au cégep de Saint-Laurent. Elle est composée de membres issus de la communauté. Élus par leurs pairs, les membres de la Commission proviennent de tous les groupes d’employés ainsi que de la population étudiante. Les membres s’engagent à participer aux discussions dans un esprit de concertation sur l’ensemble des sujets pédagogiques qui sont à l’ordre du jour des réunions. Les valeurs qui guident les membres lors des séances sont l’ouverture, l’engagement, la collégialité et la recherche du consensus. Les discussions et les décisions prises lors des séances visent la qualité de la formation ainsi que la réussite et la diplomation de la population étudiante. Les réunions de la Commission des études sont publiques.

Champ d’application

Le présent règlement s’adresse principalement aux membres de la Commission des études. Il a pour objet de préciser le mandat de la Commission, ses responsabilités, sa composition, les modalités de nomination et d’élection de ses membres, la durée du mandat des membres, les modalités lors de démission ou de vacance ainsi que ses règles de fonctionnement. Ce règlement est élaboré dans le respect des dispositions relatives à la Loi sur les collèges d’enseignement général et professionnel et les politiques et règlements du Cégep.

1. Définitions

Dans le règlement, à moins que le contexte ne s’y oppose, les mots et les expressions suivantes signifient :

1.1 CÉGEP : Le collège d’enseignement général et professionnel de Saint-Laurent.

1.2 LE CONSEIL : Le conseil d’administration du Cégep.

1.3 LA COMMISSION : La Commission des études du Cégep.

1.4 COORDONNATRICE OU COORDONNATEUR DE PROGRAMMES : Toute personne qui a accepté du comité de programme et du Cégep le mandat relatif à la coordination d’un ou plusieurs programmes d’études.

1.5 POPULATION ÉTUDIANTE : Toutes les personnes inscrites au Cégep à un programme d’études préuniversitaires ou à un programme d’études techniques en vue de l’obtention d’une sanction d’études collégiales.

1.6 PERSONNEL ENSEIGNANT : Toutes les personnes engagées à ce titre par le Cégep pour dispenser de l’enseignement conduisant à l’obtention d’unités d’apprentissage telles que définies dans le Règlement sur le régime des études collégiales.

1.7 PERSONNEL PROFESSIONNEL : Toutes les personnes engagées à ce titre par le Cégep pour exercer des fonctions définies au plan de classification du personnel professionnel des collèges d’enseignement général et professionnel.

1.8 PERSONNEL DE SOUTIEN : Toutes les personnes engagées à ce titre par le Cégep pour exercer des fonctions définies au plan de classification du personnel de soutien des collèges d’enseignement général et professionnel.

1.9 CADRE : Toute personne engagée par le Cégep à titre de cadre, de gérant ou de gérante.

2. Mandat

La Commission est un organisme consultatif permanent établi par le conseil en vertu de la Loi sur les collèges d’enseignement général et professionnel (R.L.R.Q., chapitre C-29 et amendements) dont les fonctions principales prévues à l’article 17.0.1 sont de « conseiller le conseil sur toute question concernant les programmes d’études dispensés par le collège et l’évaluation des apprentissages, y compris les procédures de sanction des études. Elle peut en outre, dans ces matières, faire des recommandations au conseil. »¹

¹ Publications Québec. (2020, 20 octobre). C-29 – Loi sur les collèges d’enseignement général et professionnel.

3. Responsabilités

3.1 Conformément à la loi (article 17.0.2), « La Commission des études doit donner au conseil son avis sur toute question qu’il lui soumet dans les matières de sa compétence.

3.2 Doivent être soumis à la Commission, avant leur discussion par le conseil :

a) les projets de politiques institutionnelles d’évaluation des apprentissages, y compris les procédures de sanction des études;
b) les projets de politiques institutionnelles d’évaluation relatives aux programmes d’études;
c) les projets de programmes d’études du Collège;
d) le choix des activités d’apprentissage relevant de la compétence du Collège;
e) tout projet de règlement ou de politique relatif aux règles, procédures et critères régissant l’admission et l’inscription des étudiants;
f) le projet de plan stratégique du collège pour les matières qui relèvent de la compétence de la Commission. »²

3.3 La nomination et le renouvellement du mandat du directeur général ou de la directrice générale et du directeur des études ou de la directrice des études doivent également être soumis par le conseil à l’avis de la Commission, conformément à la loi (article 20).

3.4 La Commission peut prendre l’initiative de formuler des d’avis sur des études, des rapports ou des projets de développement liés à l’enseignement collégial. Elle peut aussi formuler des avis notamment sur le calendrier scolaire. D’autres sujets sont de sa compétence, selon les dispositions prévues dans la politique institutionnelle d’évaluation des apprentissages, la politique institutionnelle de gestion des programmes d’études et le règlement de régie interne.

² Publications Québec. (2020, 20 octobre). C-29 – Loi sur les collèges d’enseignement général et professionnel.

4. Composition

Afin d’assurer une représentativité des membres du Cégep et favoriser une diversité de points de vue lors des échanges, il est souhaitable que les membres de la Commission proviennent de programmes, de départements, de directions et de services variés. La Commission est constituée des vingt-deux (22) personnes suivantes, selon les modalités de nomination ou d’élection propre à chaque groupe qui sont précisées à l’article 5 :

4.1 La directrice ou le directeur des études est membre d’office et assume la présidence.

4.2 Treize (13) membres du personnel enseignant, dont au moins quatre (4) coordonnatrices ou coordonnateurs de programmes nommés par le conseil, soit :

• une coordonnatrice ou un coordonnateur de programme préuniversitaire;
• une coordonnatrice ou un coordonnateur de programme technique;
• deux autres coordonnatrices ou coordonnateurs choisis parmi les programmes préuniversitaires, techniques ou de la formation générale.

4.3 Trois (3) membres du personnel professionnel.

4.4 Deux (2) personnes issues de la population étudiante, dont une inscrite au Cégep à un programme préuniversitaire et une inscrite au Cégep à un programme technique.

4.5 Un ou une (1) membre du personnel de soutien.

4.6 Deux (2) cadres.

5. Modalités de nomination ou d’élection des membres

Il y a trois processus de nomination ou d’élection des membres de la Commission.

5.1 Nomination des coordonnatrices ou coordonnateurs de programmes

Les coordonnatrices ou coordonnateurs de programmes sont nommés par résolution du conseil d’administration sur recommandation de l’assemblée syndicale du personnel enseignant.

5.2 Nomination des membres du personnel enseignant, du personnel professionnel, du personnel de soutien et de la population étudiante

Chaque instance désigne ses membres, selon ses modalités de nomination ou d’élection et transmet à la présidente ou au président de la Commission les coordonnées des personnes désignées ainsi qu’une copie de l’appel de candidatures.

Le secrétaire général ou la secrétaire générale du Cégep fait rapport au conseil ou fait le suivi pour l’élection quand il s’agit de la nomination ou l’élection d’une coordonnatrice ou coordonnateur de programme.

5.3 Nomination des cadres

Le directeur général ou la directrice générale désigne les cadres qui siègeront à la Commission.

6. Durée du mandat

Le mandat des membres est d’un an et est renouvelable. Cependant, le mandat d’un remplaçant ou d’une remplaçante vaut pour la durée non écoulée du mandat.

7. Démission et vacance

Un ou une membre de la Commission cesse d’en faire partie dès qu’il ou elle ne remplit plus les conditions selon lesquelles sa désignation s’est faite ou lors de sa démission.

Le ou la membre démissionnaire doit aviser la présidente ou le président de la Commission, dans les meilleurs délais.

Lors d’une vacance de poste, la présidente ou président de la Commission avise l’instance concernée, dans les meilleurs délais.

Lors d’une démission ou d’une vacance de poste, le remplacement est effectué selon le mode de désignation et de nomination prévu à l’article 5 du présent règlement pour la durée non écoulée du mandat.

8. Règles de fonctionnement

La Commission détermine ses règles de fonctionnement outre celles déjà prévues dans le présent règlement. Toutefois, les discussions relatives au paragraphe 3.3 se tiennent à huis clos.

8.1 Présidence de la Commission

La présidence de la Commission est assumée par la directrice ou le directeur des études. Cette fonction comporte notamment les responsabilités suivantes :

• Présider la Commission;
• Convoquer les assemblées;
• Signer les procès-verbaux;
• Assurer la coordination des travaux;
• Veiller à la réalisation du mandat de la Commission et à son bon fonctionnement;
• Représenter la Commission et assurer les suivis auprès du conseil.

8.2 Présidence d’assemblée

La présidence d’assemblée est assumée par un ou une membre de la communauté du Cégep. La présidente ou le président d’assemblée n’est pas membre de la Commission. Sa candidature est proposée par la directrice ou le directeur des études et entérinée par la Commission. Son mandat est d’une durée d’un an et est renouvelable. Cette fonction comporte notamment les responsabilités suivantes :

• Collaborer à la préparation de l’ordre du jour et réviser les procès-verbaux, en collaboration avec le ou la secrétaire d’assemblée;
• Animer les assemblées de la Commission.

8.3 Secrétaire d’assemblée

Il s’agit d’un ou d’une employée du personnel de soutien de la Direction des études qui n’est pas membre de la Commission. Cette fonction comporte notamment les responsabilités suivantes :

• Prendre les notes lors de chaque séance de la Commission;
• Rédiger les procès-verbaux.

8.4 Convocation

L’avis de convocation pour chaque assemblée est envoyé par la présidente ou le président de la Commission. Il est acheminé aux membres au plus tard cinq (5) jours ouvrables précédant la tenue de l’assemblée. Dans la mesure du possible, les documents afférents sont également acheminés à ce moment.

Dans le cas d’assemblées extraordinaires, l’avis de convocation doit être envoyé aux membres au moins vingt-quatre (24) heures avant la tenue de l’assemblée.

8.5 Plan de travail et bilan annuels

Les membres de la Commission des études adoptent annuellement un plan de travail et un bilan. Ces documents sont déposés par la présidente ou le président de la Commission.

La présidente ou président de la Commission fait un rapport des activités au conseil d’administration lors de chaque séance et dépose un bilan annuel.

8.6 Animation des assemblées

Les assemblées de la Commission sont animées conformément au règlement de régie interne du Cégep et au Guide des assemblées délibérantes³.

8.7 Avis ou recommandations au conseil

Tous les avis et les recommandations de la Commission au conseil sont transmis par la présidente ou président de la Commission au secrétaire général ou à la secrétaire générale du conseil, selon un des moyens suivants :

a) un procès-verbal dûment signé;
b) un document spécifique.

8.8 Comités

La Commission peut mettre sur pied un comité, selon ses besoins, et en détermine le mandat et la composition. Si des membres externes à la Commission participent à un comité, les modalités de leur désignation sont déterminées par leurs instances respectives. Un bilan de chaque comité est présenté à la Commission au terme de ses travaux.

8.9 Responsabilités d’application

L’application du présent règlement, sous réserve de l’article 5, relève de la directrice ou du directeur des études.

³ Lespérance, M. (2001). Guide de procédure des assemblées délibérantes. Université de Montréal.

9. Révision du règlement

À la suite de son adoption, le règlement est révisé tous les dix (10) ans. À l’intérieur de cette période, le présent règlement peut être révisé en tout temps, selon la démarche suivante :

• la Direction des études reçoit les commentaires, les suggestions ou les propositions de modifications et élabore un projet de révision qu’elle soumet à la Commission des études;
• la Commission des études recommande les modifications du règlement au conseil d’administration;
• le conseil d’administration adopte les modifications.

10. Entrée en vigueur

Le règlement entre en vigueur le jour de son adoption par le conseil d’administration. Toute modification ou abrogation au présent règlement entre en vigueur le jour de son adoption par le conseil.

En cas de disparité entre les obligations de ce règlement et la loi en vigueur, cette dernière a priorité.