Politique de confidentialité du cégep de Saint-Laurent

Préambule

La Politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») du cégep de Saint-Laurent (ci-après le « Cégep ») a pour but de protéger les renseignements personnels fournis dans le cadre de l’utilisation du site web du Cégep et de ses autres services en ligne, et d’informer toute personne qui se propose de les utiliser des règles et pratiques du Cégep à cet égard.

Le Cégep reconnaît l’importance de la confidentialité et de la sensibilité des renseignements personnels et prend les mesures raisonnables et propres à assurer leur protection contre la perte accidentelle et l’accès, l’utilisation, la modification et la divulgation non autorisées de ceux-ci.

En accédant au site Web du Cégep et en transmettant des renseignements personnels, par toute fonction interactive disponible sur le site Web du Cégep (ci-après appelé le Site) ou par tout autre moyen technologique utilisé par le Cégep, l’utilisatrice ou l’utilisateur consent à toutes les mesures prises par le Cégep à l’égard des informations ainsi transmises, telles que détaillées à la présente Politique. Il est aussi possible de choisir de ne pas fournir les renseignements demandés en n’accédant pas au Site ou aux fonctions des services en ligne proposés.

1. Objectif

La présente Politique a pour objet d’informer toute personne qui utilise le Site ou tout autre service en ligne proposé par le Cégep des règles appliquées en matière de protection des renseignements personnels recueillis par moyens technologiques.

2. Champ d’application

2.1. Moyens technologiques utilisés par le Cégep

La présente Politique s’applique à tous les renseignements personnels recueillis par moyens technologiques par le Cégep, soit par son Site ou tout autre service en ligne qu’il utilise.
Elle s’applique également à la Fondation du cégep de Saint-Laurent en faisant les adaptations nécessaires pour les renseignements personnels qu’elle recueille à partir de la page du Site, sauf pour les articles 4.1 à 4.3, qui en traitent spécifiquement.

2.2. Sites Web externes

Le Site du Cégep contient des liens vers des sites externes. Le Cégep n’est pas responsable du contenu de ces sites ni de leurs pratiques relatives à la vie privée. Le Cégep invite toute personne qui s’y rend à prendre connaissance de leur politique de confidentialité.

3. Section relative à la protection accordée par le règlement général de protection des données

3.1. Concepteur et éditeur

Ce site a été créé et édité par le cégep de Saint-Laurent :
625, avenue Sainte-Croix, Montréal (Québec) H4L 3X7
Téléphone : 514-747-6521
communications@cegepsl.qc.ca

Ce site est hébergé par Digital Ocean :
33, Bloor St E, 5th Floor, Toronto, ON M4W 3H1

3.2. Protection des données à caractère personnel

Le Cégep s’engage à respecter les règles de protection de la vie privée des personnes utilisant son site Internet.

En accédant et en utilisant le Site, l’utilisatrice ou l’utilisateur reconnaît avoir pris connaissance de l’ensemble des mentions légales et conditions générales d’utilisation.

Pendant la consultation du Site, toute personne peut être sollicitée pour communiquer volontairement certaines données personnelles, telles que le nom, l’adresse courriel ou l’adresse postale. Ces informations sont utiles pour accéder à certaines rubriques ou certains services du site.

Toute personne est libre de ne pas nous communiquer ces données. Cependant, les rubriques nécessitant ces informations ne seront pas accessibles. Conformément à la Loi informatique et libertés du 6 janvier 1978, toute personne dispose d’un droit d’accès, de rectification, de modification et de suppression des données personnelles qui les concernent.

3.3. Informations sur la collecte des renseignements personnels

Toute personne a le droit de retirer son consentement à la collecte, à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.

Toute personne a le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, soit la Commission d’accès à l’information du Québec.

Le Cégep conservera les données pour une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Cette durée varie entre 1 an et 5 ans, sous réserve des dispositions prévues au calendrier de conservation du Cégep.

4.Renseignements personnels

4.1. Renseignements personnels pouvant être collectés

Le Cégep recueille uniquement les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses attributions ou à la mise en oeuvre d’un programme dont il a la gestion. Afin d’être en mesure de rendre un service demandé ou de se conformer à la Loi, le Cégep se réserve le droit de demander à une personne de fournir des renseignements personnels ou des pièces justificatives. Cette personne est libre d’utiliser les technologies offertes par le Cégep, sujet aux modalités prévues aux Conditions d’utilisation qui sont ou pourraient être émises par le Cégep ou les tiers opérant celles-ci, sans que ses renseignements personnels soient recueillis. Le Cégep recueille uniquement les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses attributions ou à la mise en oeuvre d’un programme dont il a la gestion.

Aucun renseignement personnel n’est recueilli à moins d’avoir informé la personne concernée des fins de la collecte et d’avoir obtenu son consentement préalable. Les seuls renseignements personnels que le Cégep peut recueillir sont les renseignements communiqués volontairement par moyens technologiques, en écrivant directement à une adresse électronique mentionnée ou par l’entremise d’un formulaire (de demande d’information, d’inscription, de sondage, etc.).

Le Cégep collecte des renseignements qui peuvent inclure les types d’informations suivantes :

• Coordonnées personnelles;
• Renseignements concernant l’identité;
• Renseignements de nature financière;
• Renseignements de nature médicale, biologique ou biométrique;
• Renseignements relatifs au dossier scolaire;
• Renseignements relatifs à l’emploi et disciplinaire;
• Renseignements relatifs à une plainte ou un signalement.

La Fondation collecte quant à elle des renseignements qui peuvent inclure les types d’informations suivantes :

• Coordonnées personnelles;
• Renseignements concernant l’identité;
• Renseignements de nature financière.

4.2. Moyens de collecte

Les renseignements personnels conservés par le Cégep sont recueillis seulement après que la personne ait été informée des fins de la collecte et qu’elle soumette volontairement ceux- ci, soit par l’entremise d’un formulaire ou en nous transmettant un courriel.

Les services en ligne principalement utilisés par le Cégep, sans être exhaustifs, sont les suivants :

• Site Web du Cégep;
• Plateforme de services internes aux employés;
• Plateforme de services en ligne Omnivox (Ex. : sondage informatisé, MIO, etc.);
• Applications de la suite Microsoft (Ex. : Outlook, Teams, Forms, etc.);
• Plateformes Internet (Survey Monkey, Jotform, etc.).

Les services en ligne principalement utilisés par la Fondation sont accessibles à partir de la page : www.cegepsl.qc.ca/a-propos/cegep-citoyen/fondation.

4.3. Utilisation des renseignements personnels

Le Cégep utilise des renseignements personnels concernant sa population étudiante, les membres de son personnel et d’autres tierces parties afin de s’acquitter de sa mission et de ses fonctions.
Les renseignements personnels sont traités et conservés de la même manière que toute autre communication directe avec les membres de la communauté du Cégep (courrier, appel téléphonique, etc.) dans le respect entier des dispositions de la Loi sur l’accès.

Les renseignements personnels ne sont utilisés par le Cégep que dans la mesure prévue par la Loi. Ceci signifie que, à moins d’exceptions prévues par la Loi, le Cégep s’engage à obtenir le consentement de la personne concernée préalablement à toute utilisation de ces renseignements à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été communiqués.

Les renseignements recueillis par le Cégep sont utilisés principalement pour les finalités suivantes :

• À des fins d’identification d’une personne;
• À des fins de transmission d’informations;
• À des fins d’emploi ou de formation;
• À des fins de vérification de l’admissibilité d’une personne à des produits et services;
• À des fins d’offres de produits ou de services;
• À des fins de suivi auprès de la personne concernée;
• À des fins de statistiques, d’études ou de recherches;
• À des fins de communication;
• À des fins d’interactions numériques et de gestion du Site et des autres services en lignes (fonctionnalité, présentation, organisation, mesure de performance, développement, adaptation de contenu, contrôle de la qualité, etc.).

Les renseignements recueillis par la Fondation sont utilisés principalement pour les finalités suivantes :

• À des fins d’identification d’une personne;
• À des fins de transmission d’informations, incluant des fins de de sollicitation ou des invitations à des évènements;
• À des fins de suivi auprès de la personne concernée;
• À des fins de statistiques, d’études ou de recherches;
• À des fins d’interactions numériques et de gestion du Site et des autres services en lignes (fonctionnalité, présentation, organisation, mesure de performance, développement, adaptation de contenu, contrôle de la qualité, etc.).

4.4. Communication des renseignements personnels

Le Cégep peut divulguer certains renseignements personnels détenus pour se conformer à l’ordonnance d’un tribunal, à une loi ou à une procédure judiciaire, y compris pour répondre à toute demande gouvernementale ou réglementaire, conformément aux lois applicables, ou s’il croit que la divulgation est nécessaire ou appropriée pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité du Cégep ou d’autres personnes.

Le Cégep peut communiquer certains renseignements personnels qu’il détient à un membre du personnel du Cégep qui a la qualité pour le recevoir et lorsque ce renseignement est nécessaire à l’exercice de ses fonctions.

Le Cégep peut transférer les renseignements personnels qu’il collecte à des fournisseurs de services et à d’autres tiers qui le soutiennent. Ces tiers sont contractuellement obligés de garder les renseignements personnels confidentiels, de les utiliser uniquement aux fins pour lesquelles le Cégep les divulgue et de traiter les renseignements personnels selon les normes énoncées dans la Politique et en respect des lois.

Le Cégep peut communiquer certains renseignements personnels à des fins d’études, de recherches ou de production de statistiques, sous réserve des conditions prévues par la Loi sur l’accès dont, notamment, l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et la transmission de l’entente à la Commission d’accès à l’information, trente (30) jours avant son entrée en vigueur.

Dans certaines situations, la personne responsable de la protection des renseignements personnels doit inscrire la communication dans son registre de communication des renseignements personnels.
Le Cégep peut communiquer à une tierce personne certains renseignements personnels qu’il détient s’il a obtenu le consentement valable de la personne concernée.

4.5. Protection des renseignements personnels

Le Cégep met en place des mesures de sécurité physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques appropriées et raisonnables afin de protéger les renseignements personnels qu’il détient contre la perte ou le vol et contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés par la Loi ou contraires à ses règles de gouvernance en la matière.

Le Cégep prend des mesures pour faire en sorte que seuls les membres du personnel qui doivent absolument avoir accès à des renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions soient autorisés à y accéder.

Les personnes qui travaillent pour le Cégep ou en son nom doivent, notamment :

• Fournir des efforts raisonnables pour minimiser le risque de divulgation non intentionnelle de renseignements personnels;
• Prendre des précautions particulières pour s’assurer que les renseignements personnels ne sont pas surveillés, entendus, consultés ou perdus lorsqu’elles travaillent dans des locaux autres que les bureaux du Cégep;
• Prendre des mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels lorsqu’elles se déplacent d’un endroit à l’autre.
  Les sous-traitants ayant accès aux renseignements personnels dont le Cégep a la garde ou le contrôle sont informés de la présente Politique et des autres politiques et processus applicables pour assurer la sécurité et la protection des renseignements personnels. Tous les sous-traitants doivent s’engager par écrit à accepter de se conformer aux politiques, aux processus et aux lois applicables.

4.6. Conservation et destruction

Lorsque les fins pour lesquelles un renseignement personnel a été recueilli ou utilisé sont accomplies, le Cégep le détruit, sous réserve des règles du calendrier de conservation en vigueur, de la Loi sur les archives, du Code des professions ou de tout autre loi ou réglementation applicable.

Le Cégep pourrait également anonymiser les renseignements personnels, selon les meilleures pratiques généralement reconnues, et selon les modalités déterminées par règlement, le cas échéant, dans un but d’utilisation à des fins d’intérêt public.

Le Cégep applique les mesures de sécurité adéquates afin d’assurer en tout temps la protection des renseignements personnels.

Les renseignements personnels sont détruits de façon sécuritaire et confidentielle.

5. Témoins de connexion (cookies)

5.1. Information collectée automatiquement

Les informations transmises automatiquement entre ordinateurs ou appareils mobiles ne permettent pas d’identifier personnellement la personne qui navigue sur le Site ou qui utilise les autres services en ligne du Cégep. Elles ne sont recueillies qu’en raison des exigences technologiques inhérentes à la navigation dans Internet.

Toute personne doit savoir que dès qu’elle accède au Site et aux autres services en ligne, automatiquement et sans qu’elle ait à intervenir, un échange d’information s’effectue entre son ordinateur ou son appareil mobile et les serveurs du Cégep et de tierces parties.

Les témoins n’enregistrent ou ne collectent pas le nom de la personne qui navigue, son adresse, son numéro de téléphone, son adresse de courriel, ni quelque autre information permettant de l’identifier.

5.2. Type d’information collectée

À l’aide de fichiers témoins (cookies), le Cégep collecte des renseignements sur la navigation de la personne concernée. Il les utilise à des fins statistiques notamment afin d’améliorer l’expérience. Les renseignements sont conservés au Canada. Ces renseignements sont, notamment :

• L’adresse IP anonymisée de l’appareil;
• Le type de navigateur et le système d’exploitation pour accéder au Site;
• Les pages consultées (la date, l’heure, la durée et la fréquence des visites);
• Si la personne concernée atteint le Site à partir d’un autre site, l’adresse de ce site (site référent).

Toute personne peut configurer son navigateur pour bloquer les témoins en paramétrant son navigateur Internet, mais cela pourrait affecter l’expérience et limiter l’accès à certaines fonctionnalités. Il est toutefois possible pour la personne concernée de détruire les témoins en effaçant l’historique de navigation.

Toute personne qui utilise les Sites du Cégep accepte que celui-ci dépose des témoins sur son appareil.

5.3. Fins d’utilisation des témoins

Les témoins servent notamment à faciliter la navigation en retenant le choix de langue de navigation. D’autres témoins permanents permettent, entre autres utilités, de savoir combien de fois une personne viendra naviguer sur le Site sur une période prédéterminée.

D’autres témoins (témoins publicitaires) servent à recueillir des données pour la diffusion d’annonces publicitaires. Ces témoins aident à déterminer quel type d’annonce est le plus approprié en fonction du comportement de navigation de la personne concernée. Ils sont associés à un numéro unique identifiant l’ordinateur ou l’appareil mobile.

6. Demande d’accès ou de ratification à des renseignements personnels

Toute personne peut soumettre une demande d’accès pour connaître les renseignements personnels détenus par le Cégep. Elle peut également demander à faire rectifier ces renseignements.

Ces demandes peuvent se faire en communiquant avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse courriel suivante : secretariat.general@cegepsl.qc.ca.

7. Responsabilité de l’application de la diffusion et de la révision

La personne responsable de la protection des renseignements personnels est responsable de l’application et de la révision de la présente Politique. Elle s’assure de la diffusion et de la mise à jour de la Politique sur le site Internet du Cégep.

Toute question ou toute plainte relative à l’application de la Politique doit être transmise à l’adresse courriel suivante : secretariat.general@cegepsl.qc.ca.

8. Entrée en vigueur

La présente Politique entre en vigueur au moment de son adoption par le conseil d’administration. La révision de la Politique est prévue tous les cinq (5) ans.