La Direction des ressources humaines : assurer la continuité des services à distance

Il y a un an, le Cégep fermait son campus et transposait ses activités pédagogiques et administratives à distance. De nombreuses directions ont dû s’adapter pour offrir des services à distance. Cela a notamment été le cas de la Direction des ressources humaines. La direction a dû trouver de nouvelles méthodes et de nouvelles ressources afin d’assurer la continuité de ses services.

Trouver de nouvelles méthodes

Un des rôles des ressources humaines qui touche tous les membres du personnel du Cégep est de gérer la paie. Le système de paie était déjà entièrement informatisé, mais certaines méthodes de travail se faisaient encore sur papier. L’équipe de la paie a donc dû repenser sa façon de faire pour que tout puisse être fonctionnel à distance. Cela a notamment été un enjeu au niveau des documents papier, qui étaient encore utilisés au Cégep. Les ressources humaines ont dû numériser un grand nombre de documents afin d’être efficaces à 100 % malgré le passage au télétravail.

« C’était toute une adaptation au départ pour travailler de la maison. On devait passer du mode papier au mode virtuel à 100%. Cela nous a pris quelques paies pour nous adapter et trouver les bonnes méthodes de travail. »

 

Yada Chhiv, technicienne en administration, paie et avantages sociaux

En effet, à chaque paie, un journal des transactions était imprimé pour la vérification. Ce journal est maintenant disponible en format PDF, permettant par le fait-même une économie de papier. D’ailleurs, pratiquement aucun papier n’a été imprimé dans le service au cours de la dernière année !

De plus, le télétravail a permis de mettre en place de bonnes pratiques. Avec la numérisation des dossiers des membres du personnel, un projet a vu le jour : l’installation d’un répertoire crypté. Ce projet permet de sécuriser toutes les données sensibles qui ont été numérisées lors du passage en télétravail.

Mettre à disposition de nouvelles ressources

En cette période particulière, la Direction des ressources humaines du cégep de Saint-Laurent a pu trouver de nouvelles ressources afin de répondre aux demandes concernant le bien-être des membres du personnel. Elle collabore avec des organismes spécialisés afin de proposer des outils adaptés à leur nouvelle réalité et à leurs besoins.

Le passage au télétravail a accentué la nécessité de se concentrer sur son bien-être, tant au travail que dans la vie personnelle. Lors de sa mise en place, les membres du personnel ont dû faire face à de nouvelles difficultés, comme la création d’un espace de travail, ou la gestion de la motivation. Une des principales difficultés rencontrées par les membres du personnel était la conciliation de la vie privée avec les activités professionnelles. Au vu de la situation, la Direction des ressources humaines a mis à disposition des ressources utiles pour accompagner les membres du personnel du Cégep.

« Lors du passage en télétravail à l’automne 2020, nous avons eu une légère hausse des demandes liées au programme d’aide. Par la suite, les demandes ont diminué. Outre le programme d’aide, nous avons mis en place et diffusé des ressources utiles au télétravail. »

 

Annik Saint-Cyr, technicienne en administration

Les ressources sont sous forme d’articles, de capsules ou de programmes et touchent plusieurs domaines, comme la santé, la famille, le juridique et bien plus. Parmi les ressources disponibles, le programme d’aide aux employés Morneau Shepell apporte un soutien immédiat et confidentiel à celui ou celle qui en fait la demande.

De plus, la Direction a développé une nouvelle rubrique dans l’Info625, Bien-être au travail. On peut y retrouver, entre autres, des articles et des capsules vidéo qui couvrent plusieurs thèmes. En parallèle, en collaboration avec le Service des sports, les ressources humaines proposent dorénavant des cours de sport en ligne aux membres du personnel.

Le passage au télétravail a posé un lot de défis. Grâce à l’engagement et à la créativité de tous et de toutes, de nombreuses solutions ont été mises en œuvre pour offrir les services nécessaires aux membres du personnel.

La Direction des ressources humaines reste disponible pour plus d’informations.