Une transformation plus que numérique

Cette année, le Cégep entame sa planification stratégique pour la période 2021-2026. Il s’agira d’un grand travail collectif dans le cadre duquel toute la communauté aura l’occasion de contribuer à la conception du cégep de Saint-Laurent de demain. Nous profitons de l’occasion pour revenir sur les coups de cœur qui ont marqué le bilan du dernier Plan, question de mettre en valeur les réussites de la communauté, mais aussi pour que les bons coups puissent servir de source d’inspiration lors des consultations à venir.

Comme c’était le cas en 2020, l’année 2014 marquait la fin du plan stratégique en vigueur, et du même coup, le début de la préparation de son bilan. Pour Edouard Staco, directeur des ressources technologiques (DRT) du cégep de Saint-Laurent, ce bilan serait synonyme d’une nouvelle étape pour la direction des ressources technologiques. « On y trouvait beaucoup de bons coups, mais aussi des commentaires qui ont alimenté une réflexion sur les besoins de la communauté et comment nous pourrions améliorer nos services en ce sens. »

C’est alors que l’équipe de la Direction des ressources technologiques s’est lancée dans la conception de son Plan directeur de l’informatique (PDI), qui, cinq ans plus tard, se retrouve identifié comme un des coups de cœur du bilan du plan stratégique 2015-2020.

Trois facteurs clés qui ont fait de ce projet une réalisation à retenir

• Des consultations ouvertes auprès de tous les membres de la communauté collégiale
• Un plan visuel et synthétisé, facile à s’approprier
• Une vision claire mais souple, qui donne une direction à l’équipe tout en demeurant utile même en temps d’imprévus… comme devoir devenir un cégep à distance en quelques semaines!

Un travail collaboratif

Au-delà d’un document administratif, le Plan devait définir le rôle de la DRT, répondre aux besoins de la communauté collégiale et mener à des actions concrètes. Pour arriver à de tels résultats, la consultation était essentielle. Le comité des utilisateurs TIC, coordonné par Sirléia Rosa, conseillère technopédagogique au cégep de Saint-Laurent, rassemblait ainsi des membres du personnel de tous les secteurs d’emploi du Cégep.

« Nous avons vite constaté, lors des consultations, que nous allions devoir repenser la mission même de la DRT. Plus qu’un service qui assure le fonctionnement du parc informatique ou de l’infrastructure technologique du Cégep, il y avait une demande pour que la DRT soutienne et accompagne les utilisateurs, une dimension humaine nécessaire à toute transformation numérique » explique Sirléia Rosa.

Pour permettre au plus grand nombre de s’exprimer, les consultations ont eu lieu sous différentes formes. Il y a eu des groupes de discussion, mais aussi des sondages et des consultations plus larges. C’est grâce à ces données que la DRT a pu redéfinir sa mission, se doter d’une vision et définir quatre orientations qui permettent maintenant de penser la technopédagogie en amont.

En tant que membre du comité des utilisateurs TIC, je peux témoigner du grand nombre de projets soumis lors de l’appel de projets d’innovations technopédagogiques, de leurs variétés et de leurs originalités. J’ai également participé à l’étude et au processus de sélection des projets retenus. Ces nouvelles pratiques découlent de la mise en œuvre de l’axe Technopédagogie du programme du plan directeur informatique.

 

– Renée Roy, conseillère pédagogique à la Direction des études.

Le plan de la DRT du cégep de Saint-Laurent, à l’origine, était une initiative interne dans le but de répondre aux préoccupations soulevées dans le bilan du plan stratégique. Se doter d’un plan directeur informatique est devenu une obligation ministérielle par la suite.

Un document nouveau dans le fond et dans la forme

Le PDI se tient sur quelques pages, si bien qu’à la DRT, il habille les murs du département. « Souvent, les plans peuvent être très intéressants, mais s’ils sont trop longs, trop complexes, ils seront peu compris ou consultés par la communauté. Pour mener à des changements concrets, il fallait que toute l’équipe puisse s’approprier ce plan » explique M. Staco.

La forme synthétisée du document n’est donc pas seulement une question de style, mais bien un moyen de faciliter la compréhension et de mieux assimiler le changement qu’il représente.

Une vision à la fois claire et souple

Un plan directeur, c’est un outil pour assurer la cohérence du travail d’une équipe. Au quotidien, le PDI oriente les choix de la DRT et aide à déterminer les priorités et à distribuer les ressources en conséquence. « Le plan permet aussi de réfléchir au-delà du quotidien », fait remarquer Edouard Staco. C’est entre autres grâce à la transformation initiée par la rédaction du PDI que la DRT ne s’est pas trouvée au dépourvu au moment où la COVID-19 a transformé en quelques semaines les opérations de notre établissement d’enseignement.

Les orientations de l’accessibilité, du soutien, de la formation et de la technopédagogie sont demeurées pertinentes même dans un contexte complètement chamboulé. « La DRT pré-PDI n’aurait pas pu répondre de manière aussi efficace aux besoins créés par la COVID que la DRT post-PDI » souligne M. Staco. « La réussite du plan, en fin de compte, c’est la valorisation de l’équipe. Les membres de l’équipe doivent tous se reconnaître dans ce plan et c’est comme ça qu’il peut mener à un impact concret.»

Pour toutes ces raisons, le Plan directeur de l’informatique a trouvé sa place au sein des coups de cœurs du bilan du Plan stratégique 2015-2020.